Facylitacja to zestaw metod pracy z grupą ludzi, które pomagają osiągnąć dobrą współpracę i efektywnie realizować założone cele. Określony sposób tworzenia agendy spotkania, zadawania pytań uczestnikom, czy zbierania ich odpowiedzi powoduje, że wszyscy uczestnicy są znacząco bardziej zaangażowani w cały proces niż w trakcie standardowego spotkania. Facylitacja ułatwia lepsze zrozumienie się nawzajem, zachęca do kreatywnego poszukiwania rozwiązań i motywuje do realnego podejmowania decyzji czy zobowiązań.
Metody facylitacji możesz wykorzystać na kilka sposobów:
- włączając wybrane techniki facylitacji do prowadzonych przez siebie spotkań
- prowadząc całe spotkanie lub serię spotkań zgodnie z zasadami facylitacji
- zapraszając na spotkanie niezależnego facylitatora
Kiedy warto wykorzystać metody facylitacji
na swoim spotkaniu?
Wyobraź sobie, że jesteś na etapie, w którym macie wypracowane kilka możliwych rozwiązań problemu. Potrzebujesz podjąć decyzję, co dalej. Co wdrażacie, co przesuwacie na później. Bardzo często w takiej sytuacji większość osób jest już mocno przywiązana do wybranego przez siebie rozwiązania i trudno jest im przyjąć decyzję całego zespołu, czy grupy. Nawet, jeśli na spotkaniu wypracujecie decyzję, to często nie jest ona wdrażana w realne działanie.
To dobry moment na zastosowanie metody Multi-dot-Question*.
Dzięki tej metodzie masz pewność, że:
- każdy uczestnik spotkania dokonał wyboru
- decyzje uczestników były podejmowane niezależnie
- każdy oddany głos ma równą wagę
- wśród wybranych rozwiązań każdy uczestnik znajdzie „swoje typy” (wyłączając rzadkie warunki skrajne)
- Zbierz wszystkie wypracowane rozwiązania w jednym miejscu nadając im kolejne numery.
- Przeczytaj je po kolei upewniając się, że wszyscy podobnie rozumieją każdy punkt.
- Zaproś uczestników do głosowania na te rozwiązania, które wg nich powinny zostać wdrożone.
- Określ ile rozwiązań wybieracie – metoda najlepiej sprawdza się, jeśli potrzebujesz wybrać około 3-5 rozwiązań z listy.
- Zasady głosowania:
- każdy uczestnik otrzymuje tyle głosów, ile wynosi połowa liczby rozwiązań plus jedno. Np. dla 6 rozwiązań, każdy głosuje na 4 (6/2+1). Przy liczbach nieparzystych stosujemy zaokrąglenie, np. dla 5 rozwiązań – 3 głosy, dla 7 – 4 itd…
- uczestnicy głosują równocześnie i anonimowo – każdy sam podejmuje decyzję,
- każdy uczestnik może oddać tylko jeden głos na każde rozwiązanie z listy,
- każdy uczestnik powinien wykorzystać wszystkie posiadane głosy.
Metoda facylitacji Multi-dot-Question trwa krótko. W zależności od poziomu skomplikowania i liczby rozwiązań zwykle od 10-15 min. Może być stosowana na spotkaniach stacjonarnych, online i hybrydowych.
Metodę Multi-dot-Question warto stosować, gdy:
- posiadasz listę możliwych rozwiązań problemu lub sposobów działania
- chcesz wybrać 3-5 rozwiązań z listy do dalszej analizy lub wdrożenia
- chcesz zaangażować wszystkich obecnych w podejmowanie decyzji
- zależy Ci na tym, aby wszystkie osoby w grupie przyjęły decyzję, jako swoją
- masz niewiele czasu
*Źródło: J.W. Seifert, “Visualisation – Presentation – Facilitation”
Przykładowy rzeczywisty wynik głosowania metodą Multi-dot-Question:
Metody facylitacji to zwykle sposoby pracy o dobrze opisanej strukturze. Pomogą Ci osiągnąć określony cel w trakcie spotkania, np.:
- ustalenie priorytetów,
- zebranie opinii,
- ocena zgłoszonych pomysłów,
- podjęcie decyzji,
- wypracowanie kolejnych kroków itd.
Facylitacja to także określony sposób tworzenia agendy spotkania oraz styl jego prowadzenia.
Jeśli często prowadzisz spotkania, warto rozważyć odbycie szkolenia z technik facylitacji dla menedżerów (zgadza się – prowadzę takie – napisz do mnie 😉
Jeśli mierzysz się ze skomplikowanym zagadnieniem lub grupa, z którą pracujesz jest bardziej wymagająca, warto rozważyć zaproszenie zewnętrznego facylitatora (tak, to także robię 🙂
Chcesz wiedzieć więcej na temat facylitacji?
Zapraszam Cię do kontaktu oraz śledzenia kolejnych wpisów na blogu.
