Jak często Ci się to zdarza?
Masz niewiele czasu, a bardzo zależy Ci na zebraniu opinii wszystkich obecnych na spotkaniu. Dodatkowo wiesz, że każda osoba może mieć nieco inne spojrzenie na sytuację, czasem sprzeczne cele. Zależy Ci na tym, aby wszystkich faktycznie skoncentrować na rozwiązaniu kluczowych kwestii, unikając jałowych dyskusji.
Jeśli po prostu zadasz pytanie: „Co myślicie na temat …?” najprawdopodobniej wypowiedzą się pojedyncze osoby. Zwykle te same, co zawsze, których opinia jest pozostałym już dość dobrze znana, ponieważ chętnie się nią dzielą. Większość obecnych nie zabierze głosu lub zgodzi się z przedmówcami „dla świętego spokoju”.
Może Cię także dopaść syndrom gorącej linii po spotkaniu: uczestnicy, którzy nie wyrazili swojego zdania na forum, zadzwonią lub napiszą chwilę po jego zakończeniu, że nie zgadzają się z ustaleniami ze spotkania…
Jest na to sposób! 🙂
Metoda Single-dot-Question
Możesz ją zastosować na początku spotkania, od razu po powitaniu i przypomnieniu celów oraz agendy. Sprawdzi się na spotkaniach stacjonarnych, online i hybrydowych.
Dzięki metodzie Single-dot-Question:
- zbierzesz rzeczywiste opinie wszystkich uczestników
- sprowokujesz do wymiany różnych punktów widzenia
- skoncentrujesz na lepszym zrozumieniu istoty zagadnienia
- pomożesz uczestnikom wysłuchać i zrozumieć przeciwne stanowiska
- ułatwisz wszystkim znalezienie wspólnego celu
- Zadaj uczestnikom pytanie o ich ocenę bieżącej sytuacji.
Np. “Jak oceniasz aktualną jakość realizacji procedury odpowiedzi na reklamację klienta w kanale online?”
Warto, aby pytanie było także wyświetlone lub napisane na tablicy. - Poproś o odpowiedź przy użyciu 4-stopniowej skali ciągłej (to ważne!),
np. bardzo negatywnie – raczej negatywnie – raczej pozytywnie – bardzo pozytywnie. - Każdy z uczestników posiada 1 głos.
- Równocześnie i anonimowo uczestnicy odpowiadają na zadane pytanie na skali.
Może to wyglądać na przykład tak:
- Po otrzymaniu wyników zapraszasz do dyskusji zadając kolejne pytania do uczestników:
Pytanie 1. ”Jak myślicie, dlaczego wg Was ktoś udzielił tej odpowiedzi? (pokazujesz najbardziej skrajną, pozytywną odpowiedź)”Zachęć uczestników do „fantazjowania” o tym, co może myśleć inna osoba. Unikaj odgadywania, czyj jest ten głos. Zbieraj i notuj w widocznym dla wszystkich miejscu hipotezy. Nie muszą się one zgadzać z rzeczywistymi powodami autora wskazanego skrajnego głosu. Zachęcaj pytając: “Co jeszcze?”. Po zebraniu odpowiedzi od wszystkich lub prawie wszystkich, przejdź do następnego pytania.
Pytanie 2. ”Jak myślicie, dlaczego wg Was ktoś udzielił tej odpowiedzi? (pokazujesz najbardziej skrajną, negatywną odpowiedź)”
Ponownie wykonaj te same działania, co poprzednio. Tym razem jednak zbieraj odpowiedzi w innym miejscu. Możesz na przykład podzielić tablicę (rzeczywistą lub wirtualną) na dwie części i odpowiedzi na pytanie 1. i 2. notować po prawej i po lewej stronie tablicy.
Pytanie 3. ”Jak myślicie, dlaczego najwięcej z Was udzieliło odpowiedzi w tej okolicy? (pokazujesz największe zgrupowanie odpowiedzi na skali)”
Tym razem dodajesz nowe argumenty po obu stronach tabeli. Zwykle na tym etapie pojawią się dodatkowe, bardziej wyważone argumenty po obu stronach.
- Podsumuj zebrane argumenty i zapytaj, czy ktoś z uczestników chciałby jeszcze coś dodać do tej listy
- Przejdź do etapu generowania pomysłów na poprawę opisanej sytuacji.
Metoda Single-dot-Question sprawdzi się, gdy:
- na spotkaniu posiadasz osoby, które mają różne opinie na omawiany temat
- omawiany temat może być inaczej rozumiany przez poszczególnych uczestników spotkania
- zależy Ci na sprawdzeniu, jak problem widzą inni uczestnicy
- podejrzewasz, że niektórzy będą mieli trudność lub niechęć do dzielenia się swoją opinią
- chcesz mieć pewność, że wszyscy podobnie rozumieją cel, który chcecie osiągnąć
- potrzebujesz mieć lepsze rozumienie motywacji uczestników spotkania do rozwiązania problem
Autor metody: J.W. Seifert: “Visualisation – Presentation – Facilitation”
Chcesz wiedzieć więcej na temat prowadzenia efektywnych spotkań lub metod facylitacji? Napisz do mnie!
