Ważne spotkanie. Kilka osób z Tobą w sali konferencyjnej. Pozostałe 3 zdalnie. Przechodzicie kolejne punkty agendy. Docieracie do kluczowej decyzji na dziś. Jest problem. Trzeba go rozwiązać. Masz swój pomysł, ale chcesz mieć pewność, że pozostali się z nim zgadzają. Będziesz też potrzebować pomocy przy jego realizacji. Prezentujesz problem, pomysł, korzyści. Pytasz.
Czy ktoś z Was ma pytania lub uwagi? – cisza…
Przypominasz sobie, że może lepiej zadać pytanie otwarte, więc pytasz znów:
Co myślicie o mojej propozycji? – cisza…
Wiesz, że warto tą ciszę wytrzymać. Czekasz. Nic. Nikt nie ma zdania.
Piotrek, Ty robiłeś ostatnio podobny projekt. Myślisz, że to rozwiązanie zadziała? – zwracasz się bezpośrednio do osoby, z którą masz dobre relacje i liczysz na wsparcie.
Myślę, że jest ok. Zobaczymy w praktyce. – odpowiada Piotrek wymigując się gładko od dalszych komentarzy.
W końcu odpuszczasz i kończysz temat. Po kilku dniach okazuje się, że spotkania jakby nie było. Nikt nic nie pamięta, nic nie zrobił, nie czuje się za nic odpowidzialny…Straciliście 30-60 min.
Jeśli choć na chwilę ta sytuacja przypomniała Ci Twoje spotkanie, przeczytaj 5 rzeczy, które możesz zrobić, aby bardziej zaangażować uczestników spotkania. Wszystkie opisane techniki sprawdzą się na spotkaniach stacjonarnych, online i hybrydowych. Niezależnie od tematu i liczby uczestników (no może wyłączając konferencji po kilkaset osób).
1. Uprzedź, że będziesz zbierać opinie ZANIM o nie zapytasz
Nie ukrywajmy. Na spotkaniach uczestnicy rzadko są w pełni skupieni. A dodatkowo to, co ważne jest dla Ciebie, rzadko będzie priorytetem także dla innych. Dlatego świadomie wskazuj momenty, w których chcesz, aby uczestnicy byli wyjątkowo skupieni.
Zapowiedź dyskusji spowoduje, że w naturalny sposób uczestnicy bardziej skupią się na tym, co mówisz. Trochę w obawie przed obnażeniem na forum faktu, że nie słuchali, trochę dlatego, że będą mieli poczucie, że to jest ten etap, w którym mogą zaznaczyć swoją obecność. To naturalne.
Zanim podsumujesz wypowiedź powiedz na przykład:
Za chwilę podsumuje mój pomysł na rozwiązanie tego problemu. Potem zapytam każdego z Was o opinie. Zależy mi na tym, aby to rozwiązanie było najlepszym możliwym dla każdego z nas.
2. Zorganizuj głosowanie
Wypowiedź na forum to sporo dla wielu uczestników, ale kliknięcie – to już dużo mniejszy wysiłek. Zastosuj technikę zwaną „stopa w drzwi” – mała prośba zwiększa prawdopodobieństwo realizacji większej, która po niej następuje. Przykład, jak to dokładnie zrobić to metoda Single-dot-Question opisana szczegółowo tutaj.
Metod na głosowanie jest wiele i niedługo spodziewaj się oddzielnego wpisu na ich temat.
3. Zadawaj konkretne pytania
Zamiast pytać bardzo ogólnie, np. „Co myślicie o tym rozwiązaniu?” Zadaj bardziej konkretne pytania: „Kto z Was uważa, że powinniśmy zacząć od ….?” Skoncentruj uczestników na konkretnym zagadnieniu, najpierw pytaj, czy się zgadzają, a dopiero w drugim kroku dlaczego. Dzięki temu ułatwiasz zaangażowanie.
4. Dziękuj za wypowiedzi i pokazuj ich wpływ na ostateczne ustalenia
Aby utrzymać zaangażowanie, zadbaj o to, aby uczestnicy widzieli w nim swoje korzyści. Podziękuj każdej osobie, która się wypowiedziała. Także, jeśli się z Tobą nie zgadza. Np.
„Dziękuję, ze zwracasz na to uwagę. Jak możemy to uwzględnić w rozwiązaniu problemu?”
Pokaż, że to głosy mają sens. Jeśli po dyskusji Twój pomysł pozostaje zupełnie taki sam – aktywność uczestników była niecelowa. Trudno Ci będzie angażować ich kolejny raz. Pokazuj indywidualny wkład, np.
„Kasia zwróciła uwagę, że termin startu musimy przesunąć ze względu na długi weekend. Dzięki. Przesuwamy w takim razie o 3 dni.”
5. Bądź cierpliwy i konsekwentny
Wytrzymuj ciszę. Szczególnie na spotkaniach zdalnych lub hybrydowych.
Nie poddawaj się, jeśli nie otrzymujesz odpowiedzi na pytania. Cierpliwie i konsekwentnie zadawaj kolejne. Może nie od razu. Może po 2, może po 5 spotkaniach, Twoje wysiłki zaczną przynosić efekty. Uczestnicy przyzwyczają się, że na Twoich spotkaniach trzeba i warto być aktywnym.
Powodzenia!
Masz pytania dot. budowania kultury efektywnych spotkań w organizacji? Napisz do mnie
