Nasze nawyki związane ze współpracą zmieniły się. Swobodnie korzystamy z dobrodziejstw technologii. Oszczędzamy dzięki temu czas, paliwo oraz drobne, które wcześniej wydawaliśmy na kawę w drodze do biura. Przez ostatnie dwa lata wiele nauczyliśmy się o balansie między czasem pracy i sferą prywatną. Wiele z nas odkryło dla siebie zupełnie nowy rytm dnia.
Wiosną 2019 roku (czyli rok przed) pandemią z jedną z organizacji planowaliśmy, jak utrzymać wysoką efektywność współpracy po wprowadzeniu tzw. “hot desków” (biurek miało być mniej niż ludzi i każdy mógł siadać tam, gdzie było akurat wolne). Wtedy jeszcze pomysł, aby pracownicy “biurowi” 2-3 dni w tygodniu spędzali pracując z domu, zaliczał się ciągle do awangardy. W programach szkoleń dot. telekonferencji były takie zalecenia, jak “przywitaj się i przedstaw dołączając do spotkania”, “wyłącz mikrofon, jeśli nic akurat nie mówisz”, “wstaw swoje aktualne zdjęcie profilowe”, “jeśli prezentujesz, poproś wszystkich o wyłączenie kamer”, itd.
Dziś część z tych zaleceń przeszło do lamusa, inne brzmią zupełnie odwrotnie, a jeszcze inne, to po prostu banał. Stoi przed nami wyzwanie znacznie poważniejsze niż włączanie kamer, czy poprawna kolejność informacji prezentowanych na początku spotkania.
Poniżej lista 5 najważniejszych zachowań prowadzącego, które musisz wdrożyć, aby spotkania w 2022 roku były efektywne:
Sprawdza, czy wszyscy uczestnicy spotkania w ten sam sposób rozumieją jego cel
Prowadząc obserwacje spotkań u klientów wielokrotnie zauważam, że różne zrozumienie celu spotkania lub w ogóle brak świadomości, po co się spotykamy to chyba najczęstsze źródło olbrzymiej utraty efektywności. Umiejętność precyzyjnego nazwania celu to już połowa sukcesu. Zauważenie, że jest on różnie rozumiany oraz poprowadzenie dyskusji, której efektem jest uwspólnienie tego rozumienia to “kompetencja warta miliony” (parafrazując tytuł popularnej książki). Z pomocą, jak to robić dobrze przychodzi nam facylitacja, np. metoda Single-dot-Question.
Angażuje każdego uczestnika spotkania
Jeśli w Twojej organizacji uczestnicy-duchy, którzy pojawiają się na spotkaniu “tylko, żeby posłuchać” to norma – napiszę brutalnie. Czas, aby to zmienić jest teraz. Badań naukowych potwierdzających fakt (tak – fakt), że multitasking nie istnieje jest tyle, że nie mam pojęcia, które przytoczyć najpierw. Dodatkowo obecność nieaktywnych uczestników znacznie obniża poziom aktywności i otwartości pozostałych. Jeśli zależy Ci na dobrym spotkaniu – nie zgadzaj się na udział duchów. Tylko żywi ludzie zainteresowani realizacją celu spotkania. Wtedy nie będzie już potrzebować zaawansowanych technik budowania aktywności uczestników. Wystarczą proste techniki angażowania skierowane do wszystkich, jak zadawanie pytań, organizacja głosowań, zbieranie pomysłów. Sprawdzone i potwierdzone w praktyce. 🙂
Wzmacnia zachowania ukierunkowane na budowanie atmosfery otwartości i zaufania
Po dwóch latach pandemii, większość pracowników doświadcza kryzysu zaufania do współpracowników. Szczególnie, jeśli chodzi o współpracę pomiędzy zespołami w różnych częściach organizacji. Większość znanych mi menedżerów z dużą uwagą dbała o zachowanie dobrych relacji wewnątrz zespołu. Sporym nakładem sił i kreatywności. Niestety rzadko działania te obejmowały współpracę pomiędzy zespołami. Jak trafnie zauważa m.in. P. Lencioni – bez zaufania, nie ma współpracy. Zaufanie buduje się długo, traci w ekspresowym tempie. Umiejętność zauważania i wzmacniania zachowań wspierających otwartość i zaufanie to klucz do nowoczesnego przywództwa, ale także efektywnej współpracy na spotkaniach. Wymaga rozwiniętej inteligencji emocjonalnej, utrwalonej postawy współpracy oraz szacunku. Trudne, ale możliwe.
Uzyskuje potwierdzenie zakresów odpowiedzialności za realizację zadań, które zostały uzgodnione na spotkaniu
“Już każdy powiedział to, co wiedział. Trzy razy wysłuchał dobrze mnie. Wszyscy zgadzają się ze sobą i będzie nadal tak, jak jest…” śpiewał w 1997 roku Kuba Sienkiewicz (Killer). Jak to bywa z dobrą muzyką – słowa aktualne do dziś. Czas to zmienić.
W przeciwieństwie do pozostałych, to zachowanie jest formalnie łatwe – wystarczy wprost zapytać i zaczekać na publiczne potwierdzenie, a potem zanotować. Jednak praktyka pokazuje, że okazuje się bardzo trudne. Z przyczyn relacyjnych, czy psychologii statusów społecznych. Znaczącym ułatwieniem, jest skuteczne wprowadzenie normy regulującej takie zachowanie jako standard podsumowania spotkania. To ważny obszar działań nie tyle szkoleniowych, co systemowych w organizacji.
Wykorzystuje narzędzia współpracy i wizualizacji ułatwiające komunikację pomiędzy uczestnikami
Miro, Jamboard, Mentimeter – to tylko najbardziej popularne przykłady aplikacji, które równie dobrze sprawdzają się stacjonarnie. Interaktywne flipcharty, czy przy spotkaniach stacjonarnych – arkusz suchościeralnego papieru, karta flipchart. To akcesoria, z którymi trzeba się zaprzyjaźnić, aby rzeczywiście zaangażować uczestników spotkania. Możliwość wspólnego tworzenia pobudza kreatywność, ułatwia generowanie rozwiązań i inspirowanie się nawzajem. Oszczędza też czas potrzebny na spisanie notatki. Wykorzystywanie przestrzeni do współpracy, która wspiera prowadzone dyskusje to zachowanie, które warto przekształcić w nawyk.
Stwórz katalog kluczowych zachowań dla Twojej organizacji!
Zorganizuj warsztaty jednomyślności. Napisz do mnie, aby dowiedzieć się więcej!
